Jak napsat správně dopis?
Vše, co děláte poprvé nebo po dlouhé době je náchylné k chybě. Stejně tak to je se psaním všech možných druhů dopisů od toho běžného až po úřední, průvodní či motivační. Příprava dopisu může být jednoduchá, pokud dodržíte několik základních nepsaných pravidel. V tomto článku se nebudeme věnovat marketingovým metodám psaní (ty naleznete na blogu), ale zaměříme se na technickou část psaní dopisu, která je neméně důležitá. Správná struktura a obsah dopisu mohou výrazně ovlivnit jeho efektivitu a čtivost. Zde je podrobný průvodce, jak napsat obsah dopisu krok za krokem.
1. Definujte si účel - čeho chcete dopisem dosáhnout
Než začnete psát dopis, měli byste si jasně definovat, komu píšete a jaký je účel vašeho dopisu. Přemýšlejte o tónu a stylu, který chcete použít. Má být váš dopis úřední, formální nebo přátelský? Máte-li jasno v těchto bodech, bude pro vás snazší strukturovat obsah dopisu efektivně.
Pokud budete psát oznámení akcionářům, pravděpodobně budete formální a použijete firemní hlavičku. V případě obchodní nabídky nebo dopisní kampaně budete dávat důraz na rychlé zaujetí adresáta bez zbytečných formalit.
U úředního dopisu se zase držte jasně cíle a popisujte objektivně skutečnosti. Může se jednat o otevřený dopis, žádost či stížnost. Úřední dopis se nadepisuje Vážená paní / Vážený pane a často se k němu taé dávají přílohy, na základě kterých chcete určité změny.
2. Hlavička dopisu
Pokud píšete formální dopis (oznámení, upomínky,...), je vhodné začít s hlavičkou, která zahrnuje vaši adresu, datum a adresu příjemce. Vaše adresa by měla být umístěna v levém horním rohu dopisu. Adresu adresáta je vhodné umístit do pravého horního rohu. V různých vzorových šablonách se můžete setkat s tím, že je umístění adres prohozené, nicméně pokud máte k dispozici okénkové obálky, je praktičtější umístit adresáta právě na pravou stranu.
V případech, kdy píšete méně formální dopis nebo posíláte obchodní psaní, vaši adresu v hlavičce uvádět nemusíte. To si nechejte na konec dopisu pod podpis nebo do zápatí.
3. Jaké uvádět oslovení na dopisu
Dopis, stejně jako běžnou lidskou konverzaci, je nejlepší začít oslovením adresáta - ať už osobním či obecným. Pokud znáte jméno příjemce, vždy je lepší být osobní. Samozřejmě často nastávají situace, kdy nevíte, kdo dopis převezme, například v rámci firmy, pak můžete využít obecného oslovení či pozdravu.
Příklad osobního oslovení:
Vážený pane Nováku,
Milý Honzo,
Vážený pane řediteli,
Příklad obecného oslovení:
Vážení,
Dobrý den,
4. Jak psát text dopisu
Tělo dopisu je hlavní částí, kde sdělíte své poselství. Mělo by být strukturované do jasných a logických odstavců. Každý odstavec by měl obsahovat jednu myšlenku nebo bod. Vždy platí, že méně je více. Také by měl obsahovat to, co bude následovat po této myšlence nebo jaké jsou kroky. Oznámení bez výzvy nejspíše nevyvolá akci. Dopis není sloh, takže používejte spíše jednoduší češtinu a hlavně se snažte vyvarovat jakýchkoliv nejasných formulací. Zde je vzor a několik tipů pro psaní obsahu dopisu:
- Úvodní odstavec: Stručně představte účel dopisu.
"...píšeme Vám z důvodu přestěhování kontaktního místa naši pobočky na..." - Hlavní část: Detailně popište informace nebo sdělení, které chcete předat. Používejte krátké a jasné věty.
- Závěrečný odstavec: Shrňte hlavní body a případně navrhněte další kroky nebo vyzvěte k akci.
5. Ukončení dopisu
Dopis by měl být zakončen vhodným pozdravem a podpisem. Dopisy obvykle končí frází jako "S pozdravem" nebo "S úctou". Nejlepší cestou je ještě přidání podpisu. Váš dopis tak dostane pár bodů pozornosti navíc.
Příklad formálního ukončení dopisu:
S úctou,
[Vaše jméno]
[Vaše pozice]
6. Patička dopisu
V patičce dopisu, zejména v případě firemní korespondence, by měly být uvedeny kontaktní údaje vaší firmy, jako je adresa, telefonní číslo, e-mail a webová stránka. To dodává dopisu profesionální vzhled a poskytuje příjemci všechny potřebné informace pro případný kontakt.
Psaní dopisu je snadné, pokud dodržíte základní pravidla a strukturu. Definujte si účel a adresáta, používejte jasnou a logickou strukturu těla dopisu, a nezapomeňte na formální prvky jako hlavičku, oslovení, uzavření a patičku. Tímto způsobem zajistíte, že váš dopis bude profesionální a efektivní, ať už píšete formální či neformální zprávu.
