Jak připravit databázi kontaktů
Správně připravena databáze adresátů je základním krokem k úspěšnému doručení vaši listovní zásilky. Podívejte se na základní rady a pravidla, jak databázi adres připravit správně a na co si dát pozor.
Níže uvádíme několik praktických tipů, jak si připravit a uspořádat databázi adres.
- Rozdělte adresu do samostatných sloupců
- Ověřte si, že jsou adresy správné
- Uložte do Excelu nebo csv
Rozdělení adresy do sloupců
Databáze adres by měla být strukturovaná v tabulce s jasně definovanými sloupci pro každý typ informace. Základní rozdělení by mělo obsahovat:
- Jméno a příjmení: Plné jméno adresáta, které může obsahovat tituly, případně název firmy.
- Ulice a číslo popisné: Ulice musí obsahovat číslo popisné, případně číslo orientační. Tyto údaje mohou být spojeny v jednom sloupci nebo zvlášť.
- PSČ: Poštovní směrovací číslo je pro poštu nejdůležitějším prvkem celé adresy. Podle PSČ pošta určuje na jaké pobočky dopisy doručovat.
- Město a část: Název města a případně městské části.
- Stát: V případě mezinárodních zásilek je důležité mít sloupec pro stát, aby bylo možné správně formátovat adresu podle mezinárodních norem.
- Oslovení a další: Při personalizaci je vhodné úvést i oslovení.
Ověření a kontrola adres
Před zahájením jakékoliv kampaně je důležité ověřit, že adresy v databázi jsou správně. Můžete například zkusit vyhledat pár náhodných adres pomocí Google Maps a prověřit, zda skutečně existují. Při zpracování databáze se vám může stát, že si nedopatřením posunete jeden záznam, řádek nebo sloupec a problém je na světě. Náhodnou kontrolou pár záznamů si prověříte, zda se vám data nerozpadla.
Formáty databáze
Nejvhodnějšími formáty pro přípravu databáze je klasický Excelovský soubor (.xlsx) nebo datový soubor .csv. Pokud máte například tabulku v Excelu, která obsahuje vzorce, doporučujeme ji "Uložit jako.." formát csv. Ten přepíše vzorce na výsledné hodnoty.
Časté otázky
V databázi adres nám chybí PSČ. Jak ho máme dohledat?
V případě, že vám v databázi chybí některé údaje, například PSČ, pomůžeme vám s jejich doplněním. Pomocí ulice a města v českém registru adres dohledáme správné PSČ.
Databázi nemáme rozdělenou, vše máme v jednom sloupci. Co s tím?
Pokud máte všechny údaje v jednom sloupci, ale existuje mezi nimi alespoň nějaký oddělovač jako čárka nebo středník, můžete použít excelovskou funkci "Rozdělit do sloupců". Pokud si nevíte rady, uděláme to za vás.
